CHI TIẾT CÔNG VIỆC
1.Lập kế hoạch, theo dõi, nhắc lịch và sắp xếp lịch hẹn của Chủ tịch
2.Làm việc với đối tác
- Chuẩn bị phòng họp, tài liệu họp cho các cuộc họp tại văn phòng Công Ty (các cuộc họp tại phòng làm việc của Chủ tịch)
3.Hồ sơ, Văn bản, Email
- Soạn thảo công văn, tài liệu, in ấn hồ sơ,…liên quan đến nội bộ Tổng công ty.
- Kiểm tra/ phản hồi email theo yêu cầu của Chủ tịch.
- Gửi/ phản hồi email theo yêu cầu của Chủ tịch.
- Kiểm tra, giải trình hồ sơ trước khi trình Chủ tịch phê duyệt không bao gồm hồ sơ liên quan đến mua bán, thanh toán, hợp đồng, pháp lý.
- Đi trình ký hồ sơ gấp khi Chủ tịch không có ở Tổng công ty.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ nội bộ Tổng công ty của Chủ tịch
4. Vận hành hệ thống (Daily Operations)
- Thu thập & theo dõi tiến độ công việc theo kế hoạch tuần/tháng nội bộ Tổng công ty của ban Tổng giám đốc, Giám đốc Khối, các công ty con để báo cáo cho Chủ tịch.
- Nhận chỉ đạo giao việc từ Chủ tịch -> Cập nhật tạo/giao việc trên ERP -> Theo dõi giám sát, đốc thúc/nhắc nhở việc thực hiện -> Báo cáo Chủ tịch:
- Theo biên bản họp, thông báo kết luận nội dung cuộc họp,…
- Theo Chủ tịch chỉ đạo, yêu cầu, giao việc trực tiếp từ Chủ tịch.
- Tổng hợp báo cáo định kỳ (tháng/tuần/chuyên đề …) của các bộ phận thuộc nội bộ Tổng Công ty -> phân tích, báo cáo Chủ tịch.
- Đại diện Chủ tịch tham dự các meeting chuyên đề, meeting của Đơn vị/Phòng/Ban chức năng thuộc Nội bộ Tổng công ty -> Ghi nhận báo cáo Chủ tịch và đốc thúc/nhắc nhở việc thực hiện.
- Lập biên bản họp, thông báo kết luận nội dung cuộc họp thuộc nội bộ Tổng công ty, theo dõi, nhắc nhở, lập báo cáo kết quả thực hiện trình Chủ tịch.
- Truyền đạt chỉ đạo của Chủ tịch, tiếp nhận thông tin phản hồi đến/từ nội bộ Tổng công ty CC1, báo cáo Chủ tịch.
- Phối hợp, hỗ trợ giải quyết các công việc liên quan của nội bộ Tổng công ty.
- Trực khi Chủ tịch làm việc sau giờ hành chính.
- Xử lý các sự vụ có liên quan và trong phạm vi trách nhiệm.
- Công việc đối nội và công việc hành chính khác.
- Thực hiện một số công việc theo yêu cầu của Trưởng ban Trợ lý – Thư ký Chủ tịch HĐQT.
5.Hỗ trợ việc riêng (Personal Assistant)
- Quản lý kho trà/ yến.
- Công việc có liên quan đến HHD.
- Thực hiện các công việc liên quan cá nhân Chủ tịch: đảm bảo phòng sạch sẽ, máy lạnh, trà nước, trầm xông,… được chuẩn bị sẵn sàng
YÊU CẦU:
- Tính bảo mật
- Cẩn thận
- Lập và quản lý Ngân sách
- Tổng hợp, phân tích
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng biên phiên dịch, Tiếng Anh (Nghe, nói, đọc, viết tốt)
- Kỹ năng vi tính văn phòng tốt
- Năng động
- Trung thực
- Thương lượng xử lý vấn đề
Apply
